幾乎各行各業(yè)都把A4紙作為文件用紙。不要把紙寫得滿滿當(dāng)當(dāng)，如果對(duì)方在仔細(xì)看文件內(nèi)容之前，從視覺上產(chǎn)生了“啊，寫了這么多”的印象，他就很難讀下去。制作文件的時(shí)候，應(yīng)注意要讓對(duì)方容易閱讀。

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我本人在寫企劃書等文件時(shí)，往往會(huì)將空白與文字的比例設(shè)置為“三比七”。或許有人覺得，不就是空白嗎，有什么了不起的？但當(dāng)大家在會(huì)議中傳閱文件的時(shí)候，如果文字與空白的比例是八比二或九比一，會(huì)使閱讀者難以提取要點(diǎn)，也就無法迅速把握整體內(nèi)容，從而做出正確的回應(yīng)。

為了讓對(duì)方盡快理解文件內(nèi)容，應(yīng)注意文件的易讀性。在多人合作的情況下，這樣做可以推進(jìn)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。這也是即答力的一部分。