本文授權轉自：釘釘用戶體驗（ID：DingTalkUX）
在企業(yè)日常運營中，審批流程貫穿于合同簽署、報銷申請、項目立項等關鍵環(huán)節(jié)，不僅是資源配置和組織運作的核心手段，更是合規(guī)管理與風險控制的重要保障。然而傳統(tǒng)的審批方式在體驗設計上存在諸多不足，導致操作繁瑣、溝通低效以及人為失誤頻發(fā)。
這些問題不僅影響了審批參與者的操作體驗，還會成為企業(yè)整體效率提升的瓶頸，針對這些問題，我們通過讓流程更清晰、提升場景適配能力以及優(yōu)化信息展示等方式，來提升用戶體驗和審批效率，從而幫助企業(yè)整體運作更加順暢。
限時審批：拯救拖延癥，讓時間不再“摸魚”
在傳統(tǒng)的審批流程中，我們有時會遇到這樣的情況：一些審批人因為工作太忙、事情太多，導致事情一拖再拖，結果業(yè)務被卡住，團隊里也充滿了“到底批不批”的小情緒，而限時審批的核心在于“時間管理”，分析每個審批環(huán)節(jié)通常需要的時間，并將這些信息透明化地展示給申請人和審批人。
例如，當一份報銷單提交后，申請人可以看到：“平均審批時間為 3 小時” ，而對于審批人，系統(tǒng)則會貼心地提醒：“其他同事處理類似審批僅需 2 小時哦！”這種基于數(shù)據的提醒不僅能有效緩解拖延癥，還能營造一種“無形的壓力”，促使審批人更加高效地完成任務，避免因瑣事堆積而影響重要事項的推進。
對于申請人來說，限時審批的好處顯而易見：他們再也不用天天盯著審批進度，心里默念“快點批啊”，而是可以清楚地知道大概需要等多久，從而合理安排自己的工作計劃。
審批自動化：讓流程自己“跑”起來，省心又高效！
審批的自動化設計就像是給每個審批單安排了一個智能助手，這個助手不僅能根據不同的情況自動決定接下來該做什么，還能主動協(xié)調各個環(huán)節(jié)，配置各種自動化規(guī)則、AI插件或者校驗，確保整個流程無縫銜接。比如：
工地人員打卡后，AI可以自動檢查打卡照片是否符合要求，比如是否戴了安全帽。
客戶拜訪申請通過后，接待人員會立刻收到日程提醒。
采購物品快到期時，系統(tǒng)會自動發(fā)送提醒。
審批自動化還體現(xiàn)在信息通知和后續(xù)任務的分配上。當某個節(jié)點的審批完成后，可以通過多種渠道（如郵件、短信或者消息推送）通知相關人員，并生成待辦任務。這樣一來審批不再是孤立的環(huán)節(jié)，而是與后續(xù)操作緊密相連，真正實現(xiàn)了“流程追人”的數(shù)字化轉型。
動態(tài)流程和并行分支：靈活審批，多部門協(xié)作的“神助攻”！
很多時候審批流程不是一成不變的，而是需要根據具體情況靈活調整。例如，當某份申請涉及多個部門時，審批路徑可能會發(fā)生變化；或者在審批過程中發(fā)現(xiàn)某些數(shù)據存在問題，需要重新校準流程走向。這就要求審批系統(tǒng)具備高度的靈活性和適應性。
動態(tài)流程的設計正是為了應對這種復雜場景，審批人可以在特定節(jié)點對流程內容進行修改，并根據修改后的數(shù)據重新校準后續(xù)路徑。比如，當審批人發(fā)現(xiàn)申請金額超出預算時，可以直接調整金額，并觸發(fā)系統(tǒng)重新計算預算余額和審批層級，能夠快速響應變化，避免因規(guī)則而延誤關鍵事項。
當遇到需要多個部門一起審批的復雜情況時，比如派工單、產品上架、采購訂單或者大客戶簽約，每個審批流程獨立進行，互不干擾。到了關鍵步驟，這些流程再匯總起來，方便大家高效完成審批。這樣一來，既省時又省力，輕松搞定復雜任務。
自定義摘要：把重點說得明明白白，讓人秒懂
在多級審批的復雜流程中，審批人不僅需要快速理解當前環(huán)節(jié)的核心信息，還需要準確判斷并將其傳遞給下一環(huán)節(jié)，而自定義審批摘要的作用，就是為每份審批單提煉出重點，讓人一眼就能看明白核心內容。
以財務審批為例，這類審批單通常涉及金額、預算余額以及資金使用計劃等重要信息。對于審批人來說，最關心的問題無疑是：“這次申請的資金是否合理？”“預算是否還有余量？”“后續(xù)是否會面臨資金短缺的風險？”
而自定義摘要解決的就是這類問題，一份財務審批單的摘要可這樣展示：“本次申請金額為10萬元，當前預算剩余5萬元，建議后續(xù)嚴格控制支出，避免超支風險?！倍潭桃痪湓挘让鞔_了申請金額，又點出了預算狀況，并給出了后續(xù)行動的方向，讓審批人一目了然。
審批人常常需要針對不同類型的審批單撰寫回復意見，但每次都從零開始撰寫不僅費時，還可能導致回復內容不夠規(guī)范或缺乏針對性，而審批意見模板則解決了這個問題。
管理員可以根據企業(yè)的實際需求，為每個審批環(huán)節(jié)設置個性化的回復模板。這些模板既可以包含通用的審批意見，也可以根據具體場景進行定制化設計。例如，在財務審批中，管理員可以預設以下幾種常見的回復模板：
同意審批：“經審核，本次申請符合預算規(guī)劃，同意通過?！?/p>
需進一步核實：“請補充相關材料，說明資金使用的具體用途及必要性?！?/p>
拒絕審批：“本次申請超出預算范圍，建議重新調整方案?！?/p>
審批人在操作時，只需一鍵調用這些預設的模板，即可快速完成審批意見的填寫。這種方式不僅節(jié)省了時間，還能確?；貜蛢热莸膶I(yè)性和一致性，避免因個人表達差異而導致的溝通障礙。
結語：智能審批流，開啟高效辦公新時代
從限時審批到自動化流轉，從動態(tài)流程到數(shù)據摘要，智能審批流正以其強大的功能和靈活性，徹底顛覆傳統(tǒng)的審批模式。它不僅解決了繁瑣低效的問題，還為企業(yè)帶來了全新的管理理念和實踐方法。在數(shù)字化轉型的大潮中，審批已不再是單純的行政事務，而是連接各個業(yè)務環(huán)節(jié)、推動組織高效運轉的核心紐帶。
隨著技術的進一步發(fā)展，智能審批流還將融入更多創(chuàng)新元素，如自然語言處理實現(xiàn)語音審批、AI助手等。這些新技術的應用，將進一步拓展審批的邊界，使其更加智能、安全和便捷。
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編排 | 羅家玉
終審 | 蘇 菁
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