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當下越來越多的場合需要我們做出簡短準確的表達，校園里、職場上，寫作、講話均是如此，“少即是多”，比起說了半天不知道要表達什么的人，能夠在短時間內(nèi)簡短精確地表達出來非常重要。

比如公司內(nèi)部討論項目、做方案展示，或者向公司外部客戶做產(chǎn)品說明等，精準且簡短地表達要點更容易推進項目，讓客戶信任。再如當今的各類單位媒體和自媒體，無論是文字類還是視頻類，都需要用簡短的語言在有限的時間內(nèi)完成講述。

“簡短又有趣。讓人忍不住想讀、想與人分享”的文章是如何寫成的？

日本著名廣告公司博報堂演講撰稿人的寫作秘籍，教你輕松get“少即是多”的寫作技巧，成為職場寫作達人。

以下十個小技巧，讓你告別冗長、拖沓、分散、無效的寫作陷阱。

不會刪字的人，不配談寫作

削減文章時須注意兩點：

通過簡化句子，創(chuàng)造出讓人想繼續(xù)讀下去的文字，這是引導(dǎo)讀者讀到最后的技巧，也是谷崎潤一郎在《文章讀本》一書中提到的“不要使用連詞”的原因。

應(yīng)盡量刪除那些即便沒有也不影響理解的連詞。

刪減文章時需要注意的第二點是——“省略主語”。日語中，即使沒有主語，句子也能成立。如果每句都加上“我”“他”“那個”，就會顯得啰唆。

推敲文章時，我建議盡可能刪除那些無意識添加的主語。

10歲孩子都能讀懂的文案，才是好文案

演講撰稿人常常說“要用10歲孩子也能理解的語言來表述”。

“簡單用詞”是世界潮流。這不僅是日本的趨勢，也是世界的潮流。

不管是耐克公司的著名廣告詞“Just Do It”還是蘋果公司的宣傳語“Think Different”，使用的都是幾乎全世界所有人都能理解的詞匯。

隨著人們的活動日益全球化，寫作時如果選取小眾才能理解的詞匯，會讓很多人感到不快。

上我的課的學(xué)生，年齡跨度很大，下至小學(xué)二年級學(xué)生，上到70歲左右的老人。我們曾經(jīng)從詞源來學(xué)習“愛”與“戀”的區(qū)別。

一天，我收到一封郵件，是一位小學(xué)二年級男生的母親發(fā)來的。她說，孩子比較內(nèi)向，但有一次和爸爸洗澡時，興高采烈地講述了“愛”和“戀”的區(qū)別。爸爸感到很驚訝。我認為，這才是傳道授業(yè)的理想狀態(tài)。即使對于難懂的事物，如果能掰開了揉碎了、以有趣的方式講授，學(xué)習的人也會從中感到樂趣，并產(chǎn)生想與其他人分享的沖動。

寫出小學(xué)生都理解的文章，你的文章就能讓幾乎所有年齡段的人理解。

把所有文章都當“情書”去寫

作家澤木耕太郎曾說：“所有的報告文學(xué)都是情書?！钡拇_如此。無論是撰寫項目計劃書、報告還是在社交媒體投稿，正因為是面向某個人表達情意，文字才富有激情。

這是精簡寫作的基本姿態(tài)——以“我喜歡你！”為出發(fā)點來寫作。

如何讓項目計劃書、報告書讀起來像情書？我教你一些技巧，根據(jù)對方的“心流”來寫作。

如果你擔心對方認為文章“難懂”，可能是因為你不經(jīng)意間使用了“社會性關(guān)聯(lián)”這樣的專業(yè)詞匯，不妨將其改寫成“與社會有關(guān)聯(lián)的事物”這種通俗的寫法。此外，確認對方日常使用的詞匯也很重要。如果使用對方喜歡的詞匯寫作，對方理解的速度會大大加快。

不要忘記寫情書時的那份溫柔。設(shè)身處地為對方著想，對方向上級或組織提交這份計劃書時，可能會遭遇哪些問題或批評？我們寫作時，要為對方的下一步、再下一步考慮。

讀懂了對方的“心流”，你的文章將變得更容易理解。

以對方“能得到什么”為主線構(gòu)思文章

我們常說要“為對方考慮”，但往往不知不覺間就開始敘述自己。

極力抑制自我表達，思考能給對方帶來什么？

這是我們廣告人要接受的嚴格訓(xùn)練。比如，問對方“吃橘子嗎？”，如果對方不想吃，無論你怎么說“好吃”“冰鮮”“剛摘的”，都不會引起他們的興趣。

這時，你可以試著說：“為了不感冒，要不要補充一些維生素Ｃ？”你要做的是，思考對方吃下這個橘子能獲得的最大好處，并用言語表達出來。這就是廣告文案的本質(zhì)——以對方為本。

但請記住，在這個信息泛濫、人們急于擺脫無用信息的時代，沒有人會真正關(guān)心別人的自夸。

這不僅適用于產(chǎn)品宣傳文、計劃書、提案書，同樣也適用于聚會邀請函。

當對方問“這會給我?guī)硎裁春锰帲俊睍r，我們要能清晰、簡潔地回答，為對方描繪出獲得商品時的感受。

當你從以自我為中心轉(zhuǎn)變?yōu)?strong>以他人為中心時，你的文字才能真正打動人。

“煽動”的竅門是傳遞對讀者有利的信息

“煽動”是演講撰稿人的重要工作之一。煽動不僅適用于政治，也是日常生活中強化語言效果的技巧。

假設(shè)Twitter上有這樣一條信息：

某地區(qū)建設(shè)局宣布將對高速公路采取雪天限行措施。請務(wù)必換上防滑輪胎。

首先，在Twitter發(fā)布這種日常生活的必要信息是值得肯定的。單從內(nèi)容來看，這條消息涉及可能導(dǎo)致車禍的緊急內(nèi)容，發(fā)布時有必要提高警告程度。讀者瀏覽Twitter時，通常都是快速翻閱。因此，我們要讓讀者在文章開篇就意識到 “這對我很重要”。

如果按照上文的寫法，顯然這給人的感覺不過是一條普通消息而已。這樣的表達，與其說促使對方采取行動，不如說更多是在強調(diào)某局召開了一個會議。而 “希望更多司機換上防滑輪胎”才是對讀者來說更重要的信息。

我們應(yīng)該巧妙地利用 “煽動性”，提高讀者的關(guān)注度。

試試調(diào)整一下語序，按照對方本位的順序?qū)憽垊?wù)必換上防滑輪胎。某地區(qū)建設(shè)局宣布將對高速公路采取雪天限行措施。

可見，“煽動”的竅門是，首先傳遞對讀者有利的信息。

社交媒體：用真情實感寫

社交媒體投稿三要點：

第一，寫給某個特定的人。

即使是寫給不特定多數(shù)讀者的專欄，我也希望明確讀者群，幫助讀者解決問題。比如我會明確某篇文章“寫給考生家長”或“寫給求職生”。很多時候，我會具體到人，比如“給秋子”或“給西岡先生”。我稱之為“寫給人群中的你”。

限定讀者群，會導(dǎo)致失去一部分讀者。但相應(yīng)地，支持我的讀者群的歸屬感也會增強。

第二，考慮讀者的閱讀環(huán)境。

讀者可能正在擁擠的電車上刷手機。以東京地鐵為例，站與站之間的間隔大約４分鐘。大家在這種情況下讀專欄，一般都是一掃而過。針對這些讀者，我會突出重點句子，加大段落間距。

我將專欄中最想讓讀者閱讀的句子，比如“就連火鍋的蒸汽也是美食的一部分”“閱讀可以增加智力的肺活量”“一見鐘情只需６秒”等放在顯要位置。

第三，用“真情實感”寫作。

不受喜愛的專欄文章的通病是，大部分文字是復(fù)制粘貼而來，只有一小部分是自己的評論。因為大多是照抄他人內(nèi)容，即使發(fā)表自己的評論也沒什么實際內(nèi)容。相反，受歡迎的專欄通常是講自己失敗或奮斗的經(jīng)驗，或是讀到、聽到別人的故事后自己的思考。正因為融入了個人的真實體驗，文字才會引起共鳴。

要掌握“真情實感語言”，就要多聽別人的“真情實感”。出租車司機講的故事大多很有趣，因為他們講的不是書本知識，而是自己的親身經(jīng)歷，或者聽廣播后的思考。他們的故事永遠聽不夠。

站了一天的廚師，怎么應(yīng)對腰痛？在與學(xué)生的交流本上留言時，新手教師如何絞盡腦汁？這些內(nèi)容，都因為是親身經(jīng)歷而顯得格外有趣。

“與企業(yè)相向而行”的求職書

《小王子》的作者圣?？颂K佩里曾寫道：“愛不是彼此凝視，而是向著同一方向眺望?！?/p>

實際上，寫求職書時也需要這種思維。重要的是“相向而行”，也就是要寫清楚“如果我加入貴公司，可以帶來哪些貢獻”，要從員工的角度展望未來。

曾有一位名牌女子大學(xué)的學(xué)生向我咨詢求職問題。她只在活頁紙的邊緣寫了一些小字，顯得毫無自信。她說：“我大學(xué)三年既沒參加社團活動，也沒打工，因為家里有老人需要照顧，我必須早早回家。所以求職書上沒什么可寫的?！?/p>

她完全沒有意識到，這三年護理老人經(jīng)歷的寶貴之處。

于是我告訴她，要好好思考一下“如果進入這家公司，憑借我三年來護理老人的經(jīng)驗，能做出什么貢獻”。

再次見到她時，她給我看了一份投給某一流酒店的求職書，內(nèi)容中洋溢著自信。她寫道：如果能入職貴酒店，我將提供護理老人方面的經(jīng)驗，因為自己很了解不同的天氣如何影響母親的食欲等。

提到一流酒店，大家往往認為求職者需要具備很強的英語能力和國際化視野。但這位女孩講述了自己在護理老人方面的獨特經(jīng)驗，很快就被頂級酒店錄用。

日常培養(yǎng)自問自答的習慣

為了確保忙碌的讀者也能閱讀到所需要的內(nèi)容，可以采用“問答”（Ｑ＆Ａ）的寫作方式。提前預(yù)測對方可能產(chǎn)生的疑問并進行回答。這樣一來，對方可以跳過與自己無關(guān)的部分，直接閱讀需要的信息。

電視行業(yè)有句話叫作 “遇到困難時求助猜謎競賽”，因為猜謎競賽節(jié)目的收視率通常很高。綜藝節(jié)目中引入猜謎競賽環(huán)節(jié)，可以吸引更多觀眾。

為什么猜謎競賽可以增加收視率？因為它迫使觀眾動腦。

如果總是被動接受信息，大腦就會變得懶惰。即使是輕微思考，也會讓大腦緊張起來。當觀眾認為 “我得回答！”時，不管答案是否正確，都會留下 “我曾思考過”的印象。

池上彰先生總能很巧妙地使用“Ｑ＆Ａ”。無論是在電視解說還是在著作中，他都頻繁采用 “什么是……？”“……根本上是怎么一回事？”“接下來會發(fā)生什么？”等寫作方式。

他的魅力在于，觀眾和讀者可以同時體驗到 “稍微思考 →得到意外答案或新知”的成就感和獲得感。這種技巧絕不能忽視。

用 “Q&A”形式寫作，日常培養(yǎng)自問自答的習慣很重要。

假如你是超市員工，可以自問：“為什么今天肉類銷量好？”“因為我強調(diào)桑拿天已經(jīng)持續(xù)了三天?？崾顣r節(jié)，比起清爽食品，消費者更需 ‘補充體力’?！?/p>

“為什么沙丁魚罐頭突然熱銷？” “因為正值考試季，電視總宣傳 ‘ＤＨＡ對大腦有益’，針對考生的產(chǎn)品往往會暢銷?！?/p>

“為什么……”“因為……”持續(xù)這樣自問自答，并將其轉(zhuǎn)化成文字，就能寫出易于理解和傳遞的內(nèi)容。

廣告文案：“能打動特定個人的語言”

“退田先生，標題如果用‘寫給人群中的你’或‘貼在桌前的一句話’，這書肯定賣不出去?！币粋€關(guān)系比較好的編輯對我說。

這些都是我以前出版過的書名。聽到這話，我有些不滿，但仔細一想，也有道理。

編輯繼續(xù)解釋：“現(xiàn)在很多書在網(wǎng)上銷售。像以前那樣，讀者去書店實際翻一遍書后再買的情形越來越少。這種情況下，書名就成了讀者是否購買的關(guān)鍵。‘讀這本書對我有什么好處？’‘怎么能輕松學(xué)到很多東西？’這些成了讀者的購書標準。所以很多書都會起‘３小時包你學(xué)會’或‘令人驚嘆的技巧’這樣的標題。這種書才好賣?！?/p>

聽罷，我嘗試向編輯解釋，即將出版的書是《朝日小學(xué)生新聞》連載的專欄匯編，所以才起了那個標題。不同于暢銷書，這本書針對的是特定的媒體和讀者。

然而，編輯的話確實值得我深思。既然銷售方式變了，書名和文案的寫法也要隨之變化，這理所當然。

現(xiàn)在大部分讀者是根據(jù)書名、點贊數(shù)和評論來購書的，寫書的方法也要與時俱進。

正如前文所述，首先要面向人群中的某個特定的人，用真情實感寫作，這種態(tài)度很重要。比如與其寫“教缺乏運動的人如何做拉伸運動”，不如寫“教肩胛骨僵硬到無法摸到后背的你‘雙手后背交叉的技巧’！”或“讓無法劈叉的你在4周內(nèi)學(xué)會劈叉！”更讓讀者感到“這本書是為我而寫！”。

同樣，與其說“改善姿勢”，不如說“矯正駝背”“增高３厘米”，這樣更能明確表達讀者閱讀后的收獲。

提高寫作的秘訣，在于輸出的數(shù)量

美空云雀一生錄制了超過1500張唱片。鈴木一朗在日美職業(yè)生涯中擊出4000支安打時說過：“要打出4000支安打，需要經(jīng)歷超過8000次的失敗?！?/p>

沒有自信、心情不好、我不擅長……只要還在不斷找借口，就不可能提高寫作水平。

我寫第一本書時，責編這樣對我說：“退田先生，公開自己的作品，就像在大街上跳裸舞一樣。你可能會卷入這樣那樣的事中，會遭受如雨點般的謾罵和嘲笑。出書就是這樣。

我年輕時也想過寫書，但沒下定決心，所以沒能寫出來?！边@番話深深地刻在我心里。出書的喜悅和未來可能會陷入黑暗的恐懼同時向我襲來。

一年要想寫超過1000篇專欄，需要下很大決心，有時像演講撰稿人一樣磨煉寫作能力徹夜不眠，有時情緒低落到不想動筆。但即便如此，我仍每天早上６點起床，絞盡腦汁寫專欄。由于習慣了這種練習，我甚至能一天不吃不喝。

“必須找到明天的素材！”的這種饑餓感，使我能清晰地記住車廂廣告、與出租車司機的對話以及在書店偶然捕捉的精彩語句。