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干部人事檔案保管的物質(zhì)條件

檔案保管工作不僅需要一定的物質(zhì)條件，還需要建立健全相應(yīng)的管理制度。庫(kù)房作為保管干部人事檔案的重要場(chǎng)所，應(yīng)建立庫(kù)房管理秩序，完善檔案出入庫(kù)手綏，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)督，配備專人負(fù)責(zé)管理，采取必要的安全和防護(hù)措施，重視檔案流動(dòng)過(guò)程中的維護(hù)和保護(hù)，從而為干部人事檔案營(yíng)造一個(gè)良好的保管環(huán)境。

01 庫(kù)房的安全和防護(hù)措施

為保障干部人事檔案實(shí)體的安全，應(yīng)根據(jù)檔案庫(kù)房的具體情況采取適當(dāng)措施，將庫(kù)房環(huán)境控制在保證檔案實(shí)體安全的范圍內(nèi)，最大限度地避免外界不良因素對(duì)檔案實(shí)體的侵害。

檔案庫(kù)房的安全和保護(hù)措施主要有四個(gè)方面：

（1）遵守人員出入庫(kù)制度。制定并嚴(yán)格執(zhí)行人員出入庫(kù)制度，對(duì)進(jìn)出庫(kù)房的人員及其時(shí)間、方式、要求等進(jìn)行必要的規(guī)定和限制。一般情況下，檔案庫(kù)房只允許檔案工作人員進(jìn)入，非工作人員原則上不允許進(jìn)入庫(kù)房；若確實(shí)需要非檔案工作人員進(jìn)入庫(kù)房，如保潔員、設(shè)備維修員等，進(jìn)入前應(yīng)做好登記工作，并始終有檔案工作人員陪同。

檔案工作人員進(jìn)出庫(kù)房也必須有相應(yīng)的限制性規(guī)定。例如，非工作時(shí)間般不允許進(jìn)入庫(kù)房；在庫(kù)房?jī)?nèi)不允許從事與庫(kù)房管理工作無(wú)關(guān)的其他活動(dòng)；不允許攜帶飲料、食物進(jìn)入庫(kù)房，更不允許在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、喝水、吃東西。庫(kù)房?jī)?nèi)無(wú)人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、鎖好門(mén)鎖。

（2）庫(kù)房溫濕度的控制。庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度是直接影響檔案自然壽命的環(huán)境因素，保存紙質(zhì)檔案的適宜溫度是14-15℃，相對(duì)濕度是45%-65%。為了準(zhǔn)確掌握庫(kù)房溫濕度的情況，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配置精確、可靠的溫濕度測(cè)量?jī)x器，隨時(shí)測(cè)量并記錄庫(kù)房溫濕度的具體指標(biāo)狀況。針對(duì)不同的庫(kù)房條件，控制和調(diào)節(jié)溫濕度的方法主要有以下兩種：

第一，庫(kù)房密閉。對(duì)庫(kù)房進(jìn)行嚴(yán)格密團(tuán)，減少和防止庫(kù)房外不適宜溫濕度對(duì)庫(kù)房的影響，并在庫(kù)房?jī)?nèi)安裝空調(diào)或恒溫、恒濕設(shè)備，使庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度人為地控制在適宜的指標(biāo)范圍內(nèi)。這種方法所需費(fèi)用較高，不是所有檔案管理機(jī)構(gòu)都能承受的。

第二，機(jī)械或自然調(diào)控。在庫(kù)房難以完全密閉、也無(wú)力承受配置恒溫、恒濕設(shè)備的情況下，可以采取一些機(jī)械或自然的措施對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行人工調(diào)控。

（3）定期檢查和清點(diǎn)。定期檢查和清點(diǎn)是檔案庫(kù)房管理的一項(xiàng)制度化獵施，旨在及時(shí)糾正庫(kù)房管理中的漏洞和不足，保證檔案實(shí)體的安全和完整有序。

定期檢查的重點(diǎn)：查看檔案是否有霉變、蟲(chóng)蛀等跡象，庫(kù)房中是否存在損害檔案的潛在隱患，檔案的借出和歸還是否嚴(yán)格按制度辦理手續(xù)，檔案存放秩序是否出現(xiàn)了混亂，是否存在長(zhǎng)期借出尚未歸還的檔案材料等。

一般情況下，定期檢查的周期定為按月、季或年。定期清點(diǎn)的周期可以適當(dāng)長(zhǎng)一些，但在檔案發(fā)生大規(guī)模變化的情況下，如檔案管理機(jī)構(gòu)搬遷或大規(guī)模提供利用工作之后應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)。

（4）做好應(yīng)急搶救準(zhǔn)備。檔案應(yīng)急搶救預(yù)案是檔案管理機(jī)構(gòu)在突發(fā)人為或自然災(zāi)害事故時(shí)獲得及時(shí)救護(hù)，以最大限度地避免或減少損失而編制的措施。盡管許多單位已具備了現(xiàn)代化的檔案管理?xiàng)l件，但仍然需要在強(qiáng)化安全意識(shí)和管理措施的前提下，做好應(yīng)急準(zhǔn)備，確保檔案的安全防護(hù)工作。

02 建立庫(kù)房安全秩序

（1）檔案裝具的排列和編號(hào)。庫(kù)房中的檔案裝具應(yīng)排列有序，橫豎成行、如果庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案架、柜、箱大小樣式不一，應(yīng)適當(dāng)分類，做到整齊劃一。為避免強(qiáng)光直射，有窗庫(kù)房的檔案裝具應(yīng)與窗戶成垂直走向排列；無(wú)窗庫(kù)檔案裝具的排列縱橫均可，但應(yīng)整齊且不妨礙庫(kù)房通風(fēng)。檔案裝具的排列最大限度地利用庫(kù)房的空間，方便檔案的存放和提取，成行架柜之間留有定通道，便于檔案管理人員的工作和小型檔案搬運(yùn)工具的通行，所有架柜要緊貼墻壁。

為便于迅速查找檔案和對(duì)庫(kù)房進(jìn)行管理，所有檔案裝具應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)。一般方法是采用阿拉伯?dāng)?shù)字，自庫(kù)房門(mén)口起，從左至右、自上而下依次編寫(xiě)檔案裝具的排號(hào)、架柜號(hào)、格層號(hào)。

（2）干部人事檔案的存放。干部人事檔案存放的方式有豎放和平放隊(duì)種。

①豎放指的是將干部人事檔案豎放在檔案架（柜、箱）內(nèi)，封面標(biāo)簽朝外，打開(kāi)箱柜就能看到編號(hào)、姓名、籍貫，一目了然，提取和存放都比較方便，但檔案底部承受的壓力大，容易變形。

②平放指的是將干部人事檔案平放在檔究架（柜、箱）內(nèi)，能使檔案舒展，檔案上的皺褶日久就會(huì)消失，對(duì)保護(hù)檔案有利，缺點(diǎn)是存取不方便。為了便于存取和減輕底部檔案承受的壓力，堆疊的高度以不超過(guò)40厘米為宜。

干部人事檔案存放的方法有統(tǒng)一存放和分類存放兩種。

①統(tǒng)一存放指的是將保管的檔案全部集中，按照編號(hào)順序統(tǒng)一存放。其優(yōu)點(diǎn)是便于存取減少搬動(dòng)，所管人員在本單位所屬范圍調(diào)動(dòng)時(shí)，不用調(diào)整檔案位置；缺點(diǎn)是不便于分類核對(duì)和統(tǒng)計(jì)。

②分類存放指的是將保管的檔案按照一定的方法分類，然后分別存放?？砂丛趰徎蛲梭w、職務(wù)或職稱等劃分各種類別人員的事檔案。分類放便于按類別查找干部人事檔案并采集所需信息，缺點(diǎn)是一旦人員的職務(wù)職稱等發(fā)生變化，需及時(shí)調(diào)整檔案的存放位置。

（3）干部人事檔案的編號(hào)。按照一定的順序?qū)γ烤砀刹咳耸聶n案進(jìn)行科學(xué)的編號(hào)是保管工作的重要一環(huán)，它對(duì)于鞏固檔案排列順序、方便查找和利用都有重要作用。常用的干部人事檔案編號(hào)方法有姓氏筆畫(huà)編號(hào)法母編號(hào)法、筆形編號(hào)法、職稱級(jí)別編號(hào)法。

①姓氏筆畫(huà)編號(hào)法。將同姓的人的檔案集中在一起，再按照姓氏筆畫(huà)的少為序進(jìn)行編號(hào)、具體步驟如下：

第一步，摘錄保管的所有干部人事檔案中的姓名，將同姓人的檔案集中在一起；

第二步，按照姓氏筆畫(huà)的多少，將集中起來(lái)的檔案按由少到多的順序排列起來(lái)；

第三步，把同一姓的姓名按第二個(gè)字的筆畫(huà)多少進(jìn)行排列，如果第二個(gè)字相同，則比較第三個(gè)字的筆畫(huà)多少；

第四步，將所排列的姓名順序編制索引，統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)；

第五步，將索引名冊(cè)的統(tǒng)一編號(hào)標(biāo)注在檔案袋上；

第六步，按統(tǒng)一編號(hào)的次序排列檔案，并對(duì)照索引名冊(cè)進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)。

編號(hào)時(shí)注意：每一姓氏的后面根據(jù)檔案遞增的趨勢(shì)留下一定數(shù)量的空號(hào)，以備檔案增加之用；姓名需要用統(tǒng)一的規(guī)范簡(jiǎn)化字，不得用同音字代替；檔案存放的位置要與索引名冊(cè)保持一致。

②拼音字母編號(hào)法。按照干部人事檔案中姓名的拼音字母的次序排列進(jìn)行編號(hào)。其優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在三方面：一是可以把姓名直接轉(zhuǎn)化成拼音字母，而庫(kù)房中的檔案是按拼音字母的次序排列的，知曉拼音字母就可以知道檔案在庫(kù)房中的位置，便于零散材料的歸檔和快速準(zhǔn)確地為利用者提取檔案；二是穩(wěn)定性好，不受漢字字形變化的干擾和漢字字體繁簡(jiǎn)的影響；三是漢語(yǔ)拼音方案已推廣多年，有廣泛的群眾基礎(chǔ)，便于推廣普及。其缺點(diǎn)是對(duì)使用者掌握標(biāo)準(zhǔn)普通話的要求較高，如果讀音不準(zhǔn)確，就會(huì)對(duì)存取檔案造成一定的困難。

③筆形編號(hào)法。根據(jù)存檔人員姓名的筆形，按照筆形編號(hào)原則，依次取困難。角編制檔案的編號(hào)。該方法具體有兩種編號(hào)規(guī)則：一種是四角號(hào)碼編號(hào)法（取其四個(gè)角來(lái)進(jìn)行編號(hào)），另一種是由組織人事部門(mén)自行制定的類似四角號(hào)碼的“筆形編號(hào)法”。其優(yōu)點(diǎn)是比較簡(jiǎn)便易學(xué)，可以根據(jù)人員姓名的筆形直接查取檔案材料，而其他編號(hào)方法則需要先通過(guò)索引登記來(lái)查找檔案號(hào)。這種編號(hào)方法適用于干部人事檔案數(shù)量較多、人員流動(dòng)性大的單位。

④職稱級(jí)別編號(hào)法。按照職稱級(jí)別和職位高低排列進(jìn)行編號(hào)。其優(yōu)點(diǎn)是將處級(jí)干部、高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員和其他特殊人員的檔案同一般人員的檔區(qū)分開(kāi)來(lái)單獨(dú)存放，一旦發(fā)生突發(fā)事件時(shí)便于及時(shí)轉(zhuǎn)移。

03流動(dòng)過(guò)程中的維護(hù)和保護(hù)方法

無(wú)論出于何種原因使用干部人事檔案，都必須對(duì)調(diào)閱、歸檔及交接行為進(jìn)行嚴(yán)格的登記，按規(guī)定辦理交接手續(xù)，注意干部人事檔案在流動(dòng)過(guò)程中的維護(hù)和保護(hù)。具體方法如下：

（1）數(shù)量與順序的控制。無(wú)論是檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部使用還是外部利用檔案，當(dāng)所需使用的檔案數(shù)量較大時(shí)，應(yīng)按制度規(guī)定分批定量提供，并且應(yīng)該要求檔案利用者在利用過(guò)程和交還檔案時(shí)保持其排列秩序，以免發(fā)生錯(cuò)亂。

（2）對(duì)檔案利用行為的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督與檢查。凡外部利用者利用檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)配備工作人員進(jìn)行監(jiān)督，隨時(shí)監(jiān)督檢查利用者的利用行為，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出并予以糾正。有條件的檔室，可配備閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)。

（3）檔案利用方式及利用場(chǎng)所的限制。檔案的利用以現(xiàn)場(chǎng)閱覽為基本方式，經(jīng)允許的拍照或復(fù)印工作原則上由檔案工作人員承擔(dān)。檔利用場(chǎng)所應(yīng)為集中式的閱覽室，一般不為利用者安排單獨(dú)的閱讀房間，以免發(fā)生意外。