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夜讀 vol.372

CHEERS BOOKS

- 選本好書(shū)，讓生活松弛有度

諾貝爾獎(jiǎng)得主、心理學(xué)家丹尼爾·卡尼曼指出，思考是一件很困難的事情，會(huì)消耗大量的精力。也正因如此，越是能在職場(chǎng)溝通中為雙方省下更多精力的人，越容易出彩。掌握一頁(yè)紙高效溝通的重點(diǎn)在于，掌握溝通和報(bào)告的邏輯。否則，一頁(yè)紙會(huì)更容易暴露問(wèn)題。建立溝通模型，只需要這4個(gè)要素：歸納重點(diǎn)、調(diào)整順序、優(yōu)化表達(dá)、體現(xiàn)計(jì)劃。3大提問(wèn)法+8種結(jié)構(gòu)+10個(gè)寫(xiě)作技巧，教你搞定職場(chǎng)所有溝通！

本文摘錄自《一頁(yè)紙高效溝通法》

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一頁(yè)紙報(bào)告更容易被否決。當(dāng)你把現(xiàn)有資料整理成一份長(zhǎng)長(zhǎng)的報(bào)告后，面對(duì)上司提出的疑問(wèn)，你可能會(huì)幸運(yùn)地在報(bào)告中找到他需要的信息（當(dāng)然，前提是對(duì)方通讀了全部的報(bào)告內(nèi)容）。而一頁(yè)紙報(bào)告一目了然，所以做一頁(yè)紙報(bào)告更容易被對(duì)方否決。這是什么原因?qū)е碌哪?？如果篩選出幾句被否決時(shí)經(jīng)常能聽(tīng)到的話，你就會(huì)明白其中緣由：

●　內(nèi)容冗長(zhǎng)、沒(méi)有重點(diǎn)。

●　沒(méi)有條理，文字堆疊、結(jié)構(gòu)混亂。

●　你在寫(xiě)小說(shuō)嗎？想象力豐富卻沒(méi)有事實(shí)依據(jù)。

●　你想怎么做？藍(lán)圖宏大卻沒(méi)有行動(dòng)計(jì)劃。

原來(lái)報(bào)告是因?yàn)闊o(wú)法滿足上司注重的4個(gè)要素才被否決了。那該怎么辦呢？讓我們繼續(xù)深入分析。

要素1：歸納重點(diǎn)

“沒(méi)有重點(diǎn)”是什么意思呢？上司的潛臺(tái)詞是：“這個(gè)問(wèn)題的重點(diǎn)是什么？方案的重點(diǎn)是什么？請(qǐng)你簡(jiǎn)要概述一下。”

“沒(méi)有重點(diǎn)”短短4個(gè)字包含了多重含義，所以回答起來(lái)也并不容易。在當(dāng)今的職場(chǎng)中，簡(jiǎn)要歸納重點(diǎn)的能力極其重要。如果這項(xiàng)技巧沒(méi)有得到很好的訓(xùn)練，那么情況就會(huì)演變成“打著一頁(yè)紙報(bào)告的幌子，結(jié)果把重要內(nèi)容全部刪除”。上司就會(huì)一遍又一遍地對(duì)你說(shuō)：“沒(méi)有重點(diǎn)！重做、重做、重做！”為了擺脫這種死循環(huán)，我們將在第2章從3個(gè)方面學(xué)習(xí)歸納重點(diǎn)的技巧。

要素2：調(diào)整順序

能夠歸納重點(diǎn)是一回事，讓對(duì)方聽(tīng)懂你報(bào)告的內(nèi)容則是另外一回事。同樣的內(nèi)容用不同的順序和脈絡(luò)表達(dá)出來(lái)，對(duì)方的理解也會(huì)有所不同。毫無(wú)疑問(wèn)，條理清晰的內(nèi)容比冗長(zhǎng)繁雜的內(nèi)容更加讓人一目了然。也就是說(shuō)，簡(jiǎn)單明了的結(jié)構(gòu)更容易抓人眼球（見(jiàn)圖）。我們將在第3章中學(xué)習(xí)如何調(diào)整順序、整理結(jié)構(gòu)、厘清條理。

圖　冗長(zhǎng)繁雜的報(bào)告vs.條理清晰的報(bào)告

要素3：優(yōu)化表達(dá)

小說(shuō)雖然是一種優(yōu)秀的文學(xué)體裁，但它卻不適用于職場(chǎng)。小說(shuō)是基于作家的想象創(chuàng)作而成的，而報(bào)告必須以事實(shí)為基礎(chǔ)。這就需要我們省略一些沒(méi)必要的成分，保留最簡(jiǎn)潔直接的內(nèi)容。小說(shuō)可以把人們?cè)谝环昼娭畠?nèi)體會(huì)到的情感洋洋灑灑地?cái)U(kuò)展成數(shù)十頁(yè)紙的內(nèi)容，而報(bào)告則需要把數(shù)十頁(yè)紙的內(nèi)容總結(jié)成一頁(yè)紙，這就要求我們必須具備強(qiáng)大的文字概括能力。

在這本書(shū)中，我們也將學(xué)習(xí)如何遣詞造句、優(yōu)化表達(dá)，才能讓上司輕松讀懂你的報(bào)告。

要素4：體現(xiàn)計(jì)劃

如果你寫(xiě)報(bào)告的目的是讓工作得到落實(shí)，那么你就一定要在報(bào)告中體現(xiàn)出自己的工作計(jì)劃。這樣在上司問(wèn)“你想做什么、怎么做”的時(shí)候，你才不至于啞口無(wú)言。本書(shū)將會(huì)通過(guò)各種例子來(lái)分析這部分內(nèi)容。

增強(qiáng)畫(huà)面感，讓報(bào)告更具生命力

此外，“沒(méi)有畫(huà)面感”這一問(wèn)題也是報(bào)告被否決的常見(jiàn)原因。為了解決這一問(wèn)題，我們需要把冗長(zhǎng)的文字用圖形或表格生動(dòng)地描繪在一頁(yè)紙中。這部分內(nèi)容我不在此贅述了。

綜上所述，我們將通過(guò)本書(shū)學(xué)習(xí)到寫(xiě)一頁(yè)紙報(bào)告時(shí)應(yīng)該掌握的4個(gè)要素：歸納重點(diǎn)、調(diào)整順序、優(yōu)化表達(dá)、體現(xiàn)計(jì)劃。我們會(huì)側(cè)重于學(xué)習(xí)前3個(gè)要素。考慮到在實(shí)際工作中，我們會(huì)把一到兩頁(yè)的報(bào)告統(tǒng)稱(chēng)為一頁(yè)紙。