本文來自微信公眾號：蓋雅學(xué)苑，作者：周婧婧，頭圖來自：AI生成
一、那些書面表達能力強的人，都具備金字塔結(jié)構(gòu)思維?
“干活的累死累活，有成果那又如何，到頭來干不過寫PPT的，要問他業(yè)績?nèi)绾?，他從來都不直說，掏出那PPT一頓胡扯……”這是之前新東方一次年會上對PPT的痛批。
當(dāng)時，視頻公開后，也引發(fā)了一陣“批判PPT潮”，認為它是粉飾結(jié)果、形式主義、不干實事。
可是，作為書面表達的一種重要方式，PPT本沒有錯，PPT的出發(fā)點是清晰，終點是高效。錯的是“聽PPT的人”，和無形熏染著這個人的企業(yè)文化。
在工作場景中，書面表達無處不在；在流行遠程辦公的當(dāng)下，書面表達更是越來越重要。你能夠想到很多很多書面表達時刻：寫一封郵件、寫一份績效自評、草擬一份合同、寫團建活動策劃方案、寫一份設(shè)計對接需求文檔、寫一本公司員工手冊、寫年度工作總結(jié)和工作計劃、寫一份新員工入職培訓(xùn)PPT、寫企業(yè)文化內(nèi)刊的員工案例……
所以，說書面表達能力是職場入門基本功毫不為過。
但并非所有人對它游刃有余，實際上不少人在職場摸爬滾打了很多年，需要書面表達時也老是覺得頭疼。這種痛點，可以從主體（寫的人）和客體（看的人）角度，概括為三點：
1.寫得慢：根本無從下筆；終于下筆了，寫著寫著就寫不下去了；終于寫好了，但總覺得不對勁，反復(fù)修改不得要領(lǐng)。
2.寫不清楚：你的內(nèi)容是寫出來了，但別人根本沒有欲望看下去；有些因為剛需（比如你寫給你老板的策劃方案、工作總結(jié)），人家不得不看，但得花費很多腦細胞才能看明白。
3.寫得沒說服力：你寫的東西，別人看懂是看懂了，但并不能被感染或說服。
前面我們提到，PPT的出發(fā)點是清晰，終點是高效，工作中任何形式的書面表達都是如此。
但近期卻常有論調(diào)，認為工作周報、總結(jié)、會議記錄、PPT等書面表達，反而降低了工作效率降低了。
我認為一個重要的原因其實是：對于太多人來說書面表達太難，完成它需要耗費過多的精力；太多人產(chǎn)出的書面表達，并沒有達到“清晰”，所以自然達不到高效。
所以，有沒有什么思維和工具，可以讓我們進行書面表達時，能像呼吸一樣自然和簡單呢？能做到寫得快、寫得清楚、寫得有說服力呢？能真正達到高效溝通的目的呢？
掌握了金字塔結(jié)構(gòu)思維，一定能提升書面表達能力。
二、什么是結(jié)構(gòu)？
金字塔結(jié)構(gòu)，首先也是一種結(jié)構(gòu)。
我們可以這樣定義結(jié)構(gòu)：將信息做分類、串邏輯、再用有美感的形式展現(xiàn)出來。你能夠想象到的萬事萬物都會呈現(xiàn)出一種結(jié)構(gòu)、都可以被歸納成一種結(jié)構(gòu)，比如：建筑裝修、物質(zhì)分子式、HR們喜歡的各種模型、一本書的目錄……
人們天然需要結(jié)構(gòu)，這是因為：
大腦能同時處理的信息數(shù)量有限。有個說法是神奇的數(shù)字“7±2”，說的就是人腦只能同時記住“7±2”范圍的數(shù)字。
大腦喜歡自動將發(fā)現(xiàn)的所有事物按某種秩序組織。比如很久以前，人們就抬頭看星星時，就聯(lián)想到了各種星座。
那么，一個能夠清晰呈現(xiàn)和表達的結(jié)構(gòu)，需要具備什么要求呢？我總結(jié)了三點：
分類：分類要符合MECE原則（各自獨立、完全窮盡）；類與類之間要有一定的隔離感（比如排版時小標(biāo)題間的留白）；不同類別的形式要呈現(xiàn)一致性（比如字數(shù)、句式一致）；你在書面表達時要用“有序或無序”的符號區(qū)分它們。
邏輯：分好類的信息一定是要具備某種邏輯，或是并列、或是遞進。而這種邏輯的呈現(xiàn)，或是通過一種簡潔的組合，或是生動的形象。
形式：如何讓結(jié)構(gòu)的形式更具美感？我們一般認為表優(yōu)于文字，而圖優(yōu)于表；極簡主義、對稱/對齊往往會讓形式更美；另外在很多情況下，大就是美。
把這三個維度的要求，帶入到寫郵件、寫方案、寫工作總結(jié)、寫PPT等任何形式的書面表達場景中，一定能夠幫助你做到更清晰的呈現(xiàn)。
一眼看去，就能明了；因為清晰，所以高效。
三、什么是金字塔結(jié)構(gòu)？
金字塔結(jié)構(gòu)也是一種結(jié)構(gòu)，而且是所有結(jié)構(gòu)中“最清晰”的一種結(jié)構(gòu)。
它作為一種非常經(jīng)典的模型，也被用在了眾多的書面表達時刻，成為麥肯錫等頂級咨詢公司匯報和呈現(xiàn)的經(jīng)典方法。
為什么說金字塔結(jié)構(gòu)是所有結(jié)構(gòu)中“最清晰”的呢？我們來看下圖：所謂金字塔結(jié)構(gòu)，把最核心的結(jié)論置于最頂部，下一層是支撐核心結(jié)論的關(guān)鍵句，再下層是支撐關(guān)鍵句的種種論點，如此類推。
這樣有兩個好處：1. 受眾第一時間就能獲得最重要的結(jié)論和觀點。即使沒有足夠的時間看完，也不會錯過最重要的關(guān)鍵信息；2. 受眾可以非常清晰地縱覽全貌。你可以這樣生動地想象金字塔結(jié)構(gòu)：“用指尖輕輕捏住一個點，就能拎起了文章的骨架”，而且拎起來的都是閃亮亮的金句。
所以，金字塔結(jié)構(gòu)的書面表達，一定也是閱讀體驗最佳的結(jié)構(gòu)方式。
四、金字塔結(jié)構(gòu)的書面表達
符合金字塔結(jié)構(gòu)的書面表達是什么樣子呢？
從縱向看，有自上而下、邏輯遞進、提煉關(guān)鍵句三點要求；從橫向看，有歸類和排序兩點要求。但很多時候，在進行一些較長篇幅的書面表達時，比如深度寫作、比如PPT匯報、活動策劃案等，我們常常還需要寫一段序言或?qū)дZ。
好導(dǎo)語，只說受眾心中已有的信息
導(dǎo)語說什么？《金字塔原理》認為要說與核心結(jié)論相關(guān)的“背景-沖突-疑問” 。
導(dǎo)語要起到什么作用？《金字塔原理》認為要“喚起共鳴，實現(xiàn)點題”。
什么樣的導(dǎo)語最好？《金字塔原理》認為你需要從“受眾心中已經(jīng)存在的信息”切入，而不是一個全新的陌生概念。
我們來看一個例子。以下兩段文字，為一篇文章修改前后的標(biāo)題和序言：
示例1：
高效團隊文化秘籍：要合作，先“示弱” 在《好的公司，鼓勵員工暴露缺點”》一文中，提及DDO型組織/團隊，鼓勵員工暴露缺點。但鼓勵是一回事，能否共享脆弱，或是暴露缺點是另外一回事。 員工是否能夠真實地暴露自己，還是選擇有所保留？這取決于其在團隊氛圍中的心理安全感。這也是接下來我們要分享的內(nèi)容——作為leader，如何助力團隊安全感的建立？
示例2:
管理者必須無所不能？偶爾共享脆弱，團隊更高效?? 很多管理者都被困在“無所不能”的魔咒里。 戰(zhàn)略方向不清？你需要承擔(dān)責(zé)任；團隊業(yè)績不好？你需要承擔(dān)責(zé)任；過于授權(quán)導(dǎo)致出錯？你需要承擔(dān)責(zé)任；不擅授權(quán)導(dǎo)致成員沒有成長？你需要承擔(dān)責(zé)任；團隊氛圍不佳？你需要承擔(dān)責(zé)任。成員欠缺責(zé)任心，你需要承擔(dān)責(zé)任。 正如德魯克所說，“管理首先是一種責(zé)任，而不是權(quán)力”“承擔(dān)責(zé)任”是管理者角色的天然任務(wù)，這本沒錯。但如果管理者因此陷入“我得對所有事負責(zé)，所以我必須無所不能”的陷阱中，情況往往是自己身心俱疲，團隊狀態(tài)卻適得其反。 管理者偶爾共享脆弱，反而容易打造高績效的團隊。
首先感受下前后兩版的標(biāo)題：
好的標(biāo)題是神來之筆，它決定受眾愿不愿意點擊這篇文章，尤其在一些非剛需類的書面表達中。
前一個標(biāo)題做到了對文章主旨的精準(zhǔn)概括。但后者不僅精準(zhǔn)概括主旨，還更具吸引力——它先揭示了受眾心中已有的一個信息——“管理者必須無所不能”，然后再給出了一個很新穎的立意——“偶爾共享脆弱，團隊更高效”。
再來感受下兩個版本引言的差異：
前者從一篇過往文章談起，繼而點出主旨。但從受眾的角度，很多人對這篇過往文章是陌生的，他必須得先領(lǐng)會和理解上一篇文章的主旨，才能與這篇文章的主旨達成共鳴。
后者則從很多管理者的已有痛點切入——“管理者必須無所不能”，進一步闡述讀者心中已有的背景（管理者需要為很多場景承擔(dān)責(zé)任）和沖突（管理者陷入“我必須無所不能”的陷阱中，團隊效能卻適得其反），最后點出主題（管理者偶爾共享脆弱，反而容易打造高績效的團隊）。
縱向看，金字塔結(jié)構(gòu)要做好3點
從縱向看金字塔結(jié)構(gòu)，你能夠看到的是不同層級的核心結(jié)論（如下圖）。圍繞核心結(jié)論本身及它們間的關(guān)系，一個完美的金字塔結(jié)構(gòu)書面表達需要做好三個方面：
1. 自上而下。
也叫結(jié)論先行。即你要在最上層，說清核心觀點和結(jié)論，而非層層鋪墊到最后才說。
比如給別人寫一封郵件，你需要在開頭就開門見山、提綱挈領(lǐng)地說明郵件事由（什么時間在什么地點有一個什么活動，你希望對方做什么），然后再去描述詳細補充信息。
2. 邏輯遞進。
不同層級的核心結(jié)論之間，是存在明顯邏輯關(guān)系的。邏輯一般有兩種，演繹推理和歸納推理。
演繹是一種線性的推理方式，因為A、所以B、所以C的“因此”邏輯；而歸納推理則是將一組具有共同點的事實、思想或觀點歸類分組，并概括其共同性或論點（參見下圖）。
從受眾理解的角度，歸納要優(yōu)于演繹。所以金字塔結(jié)構(gòu)中的邏輯關(guān)系，一般都是歸納邏輯。
3. 提煉關(guān)鍵句。
即金字塔結(jié)構(gòu)提煉出來的不同結(jié)論的核心結(jié)論（即下圖黃框內(nèi)的描述），一定得是具有“思想”的句子，而不是一種“缺乏思想的概括性描述”。這一點非常重要。
什么叫“缺乏思想的概括性描述”？這在眾多書面表達中比比皆是：該公司應(yīng)當(dāng)確立3個目標(biāo)、該公司存在2個問題、我們建議進行5項改革……這樣的句子并沒有概括出下一層思想的精華，只是說明了將要討論的思想屬于哪一類。
它之所以普遍存在，根本原因還是我們沒有思考透徹，并企圖用這種泛泛的概括性描述，來掩蓋思考不充分的事實。
那么，什么是“具有思想的句子”呢？“該公司需要更多的領(lǐng)域授權(quán)”就比“該公司存在兩個組織問題”更具思想。這樣的句子往往擁有更清晰的主謂賓，更加具體，也更加靠近本質(zhì)和真相。
橫向看，金字塔結(jié)構(gòu)要做好2點
從橫向看金字塔結(jié)構(gòu)，你能夠看到的是并列的關(guān)鍵句或支撐關(guān)鍵句的論點。那么，這些并行的關(guān)鍵句和論點之間，需要做好什么呢？
1. 歸類?
關(guān)于歸類，金字塔結(jié)構(gòu)有一個非常重要的原則：MECE。
MECE分析法，全稱Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意為“相互獨立，完全窮盡”，也就是說這些歸類的關(guān)鍵句之間能夠做到不重疊、不遺漏。除了表層的不重疊、不遺漏，MECE分析法的另一個重要作用是逼迫你思考全面和透徹，從而找到更加接近本質(zhì)的答案。
MECE在金字塔結(jié)構(gòu)的書面表達中無處不在。最簡單的例子是，你寫一份活動策劃方面，就一定要寫清時間、地點、受眾、分工、費用預(yù)算等所有“相互獨立，完全窮盡”的要素。
2. 排序?
做了關(guān)鍵句的歸類了，那么這些關(guān)鍵句哪個在前、哪個在后？怎么去排序呢？一般有三種排序方法：
按時間排序，就是發(fā)生時間的先后順序：
快樂的第一步：讓員工能融入；
快樂的第二步：讓員工有能力；
快樂的第三步：讓員工有成長。
按程度排序，就是重要或難易程度的順序：
面試判斷的第一境界：靠直覺；
面試評價的第二境界：靠邏輯；
面試評價的第三境界：靠邏輯。
按結(jié)構(gòu)排序，即你思想表述的順序：
印象：生態(tài)與人文完美融合的智能工廠；
緣起：創(chuàng)始人的經(jīng)歷和情懷；
落地：敏實人對“全人健康”的理解；
深化：員工社會角色變化的必然選擇；
共贏：企業(yè)與員工共同發(fā)展的理想。
最后總結(jié)一下，書面表達中用好金字塔結(jié)構(gòu)需要掌握：
寫好序言：通過回答受眾心中已有的問題，通過描述“背景-沖突-疑問”，來達到共鳴和點出主題。
縱向掌握三點：自上而下、邏輯遞進、找出關(guān)鍵句。
橫向掌握兩點：用MECE原則做歸類，用時間程度結(jié)構(gòu)順序做排序。
五、四個步驟、一個案例，看金字塔結(jié)構(gòu)構(gòu)思過程?
讀完前面的內(nèi)容，我們應(yīng)該基本可以清楚理解從最終呈現(xiàn)的角度，一個金字塔結(jié)構(gòu)的書面表達是什么樣的。
但實際上，金字塔結(jié)構(gòu)的構(gòu)思過程依然是很艱苦的，尤其當(dāng)你要寫出一份非常詳盡、深度的內(nèi)容時。因為：
想法是點狀的，而金字塔呈現(xiàn)是結(jié)構(gòu)化的；
思考是自下而上的，而金字塔呈現(xiàn)要自上而下；
大腦習(xí)慣演繹邏輯，而金字塔呈現(xiàn)最好是歸納邏輯。
我把金字塔結(jié)構(gòu)的產(chǎn)生和構(gòu)思過程，分為四個步驟；并用一篇文章構(gòu)思過程的案例，來說明這四個步驟。
1. 信息羅列。
自上而下的金字塔結(jié)構(gòu)的表達呈現(xiàn)，需要從自下而上的碎片化、點狀思考開始。所以不用試圖一開始就列好一個無懈可擊、完美的金字塔結(jié)構(gòu)，先把你能想到的碎片信息羅列出來再說。
2. 找出共性。
列出各種碎片化信息后，再去掉這些信息的修飾性信息，保留核心的主語或謂語后，你就能夠發(fā)現(xiàn)這些信息的共性，并檢查它們之間是不是做到了MECE。
如果不符合MECE原則，一定說明你并沒有分類合理或思考全面。
3.發(fā)現(xiàn)洞見和邏輯
如此分類后，我發(fā)現(xiàn)了3個問題：
提煉出的3個關(guān)鍵句是“沒有思想的概括性描述”；
這3個關(guān)鍵句之間缺少一定的邏輯關(guān)系；
提煉出的三個關(guān)鍵句似乎并沒有做到MECE（相互獨立，又完全窮盡）。
這一次我改用表格來列提綱，將經(jīng)過反復(fù)進一步思索出來的主旨、關(guān)鍵句，和具體的表現(xiàn)、解決思路羅列了出來。到了這一版，它和前面完全不一樣了，是非常清晰完整的結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)、而且還似乎稍微有那么點“洞見”的思想火花了。
4.下筆如有神
思考充分了，提綱清晰了，提煉的關(guān)鍵句閃爍著思想的火花，就可以動筆去寫了。
這篇文章的寫作速度極快，且?guī)缀趿阈薷模?dāng)然得益于我前面花費了大量時間，將自下而上的思考，轉(zhuǎn)化為自上而下的金字塔提綱。
最后再分享一個小貼士。用表格列提綱，要優(yōu)于用文本列提綱，因為：
縱向的列是看問題的思路，這是一種邏輯。
橫向的行是緯度和變量，也是一種邏輯，可以是平行的，也可以是縱深的。
內(nèi)部的分點列表，也可以作為一種MECE的思考。
本文來自微信公眾號：蓋雅學(xué)苑，作者：周婧婧
本內(nèi)容為作者獨立觀點，不代表虎嗅立場。未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)載，授權(quán)事宜請聯(lián)系 hezuo@huxiu.com
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