作為一所中小型教培機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，我深知“人少事多”的煩惱。前臺(tái)老師要同時(shí)負(fù)責(zé)課程安排、學(xué)生簽到、家長(zhǎng)溝通，有時(shí)還要幫忙處理教室管理、物資領(lǐng)用；而我自己，也常常陷入“找資料、問老師、管運(yùn)營(yíng)”的日常雜務(wù)中。我們不是不重視管理，只是真的沒有太多資源、時(shí)間，來建立復(fù)雜的系統(tǒng)或者動(dòng)輒成千上萬的管理工具。
但有件小事，改變了我們的工作節(jié)奏：我們開始用二維碼來做管理工具——不是掃碼支付，不是宣傳推廣，而是用草料二維碼來給我們的人、物、事掛上“信息入口”。
一、簽到表別再打印了：二維碼替代紙質(zhì)簽到
以前我們每次上新課或開試聽課，都要打印簽到表，學(xué)生來了簽名，家長(zhǎng)來了備注，有的孩子家長(zhǎng)代簽，有的忘了簽到。最頭疼的是：活動(dòng)結(jié)束后還得人工錄入數(shù)據(jù)，回頭追溯效率極低。
現(xiàn)在我們用草料二維碼做了“簽到碼”，貼在教室門口，學(xué)生或者家長(zhǎng)用微信掃碼，輸入手機(jī)號(hào)自動(dòng)匹配姓名，時(shí)間、場(chǎng)次自動(dòng)記錄。數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步在后臺(tái)，我和前臺(tái)老師都能看到出勤情況，既方便管理，也省去了“補(bǔ)簽”“漏簽”的麻煩。
二、班級(jí)資料統(tǒng)一入口：課程安排、作業(yè)布置一掃即得
我們?cè)瓉碛梦⑿湃喊l(fā)通知，但群太多、家長(zhǎng)消息刷得太快，經(jīng)常找不到資料。后來我們每個(gè)班級(jí)生成一個(gè)“班級(jí)二維碼”，固定貼在教室門口、課本封面上，掃碼后能查看課程安排、作業(yè)布置、家長(zhǎng)通知，還能上傳孩子作品照，便于老師點(diǎn)評(píng)和歸檔。
草料二維碼的編輯器對(duì)我們特別友好，老師不需要懂排版和設(shè)計(jì)，二維碼內(nèi)容還能隨時(shí)修改，更新后家長(zhǎng)掃碼就能看到最新信息。
三、老師、教室、設(shè)備都能“實(shí)名管理”
我們機(jī)構(gòu)雖然不大，但也涉及多個(gè)教室、十幾個(gè)兼職老師，還有若干教具設(shè)備，以前常有“這個(gè)教室漏關(guān)燈”“那臺(tái)平板誰拿走了”的問題。
于是我們給每個(gè)教室門口貼了二維碼，內(nèi)容包括使用規(guī)范、排班表、報(bào)修入口；給每位老師做了身份二維碼，記錄入職信息、所帶課程、培訓(xùn)記錄；甚至連高頻借用的設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)）也貼了二維碼，掃碼即可查看使用記錄和歸還時(shí)間，責(zé)任更明確了。
四、培訓(xùn)合規(guī)、應(yīng)急信息，也能通過二維碼實(shí)現(xiàn)“可視化管理”
我們最近也在完善機(jī)構(gòu)備案、師資資質(zhì)等材料，配合教育局檢查。每次檢查要翻資料、打印證書，特別繁瑣。
現(xiàn)在我們把所有相關(guān)材料整合成二維碼頁(yè)面，方便又環(huán)保。再比如，我們?cè)O(shè)置了一個(gè)“應(yīng)急信息碼”，貼在教室和前臺(tái)，內(nèi)含急救流程、緊急聯(lián)系人、疏散路線圖，這在我們組織寒暑假營(yíng)地活動(dòng)時(shí)尤其實(shí)用，提升了家長(zhǎng)的信任感。
五、草料二維碼：真正適合中小型機(jī)構(gòu)的“輕量化管理工具”
對(duì)我們這種機(jī)構(gòu)來說，選擇一個(gè)工具最看重幾點(diǎn)：夠簡(jiǎn)單、夠穩(wěn)定、夠靈活、夠便宜。
草料二維碼正好符合這些條件：
操作門檻低：老師幾分鐘就能學(xué)會(huì)編輯和生成二維碼；
內(nèi)容更新快：隨時(shí)修改，家長(zhǎng)掃碼看到的永遠(yuǎn)是最新版；
頁(yè)面夠美觀：哪怕是最基礎(chǔ)的模板也很整潔；
免費(fèi)版已夠用：我們前期用免費(fèi)版就跑通了大部分場(chǎng)景，后面才升級(jí)做了更多細(xì)分權(quán)限管理。
對(duì)我來說，二維碼并不是一項(xiàng)“新技術(shù)”，但它帶來的卻是一種“新習(xí)慣”。我們不再把信息分散在微信群、Excel表、打印資料里，而是通過二維碼形成一個(gè)個(gè)“信息入口”，把碎片整合起來，讓管理變得更輕松。
我想，這大概就是技術(shù)對(duì)我們這些“小而美”的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)最友好的樣子吧。
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